Batalla de l'Oficina: Correu electrònic i xat

Durant els darrers vint-i-dos últims anys, el correu electrònic ha estat el mitjà bàsic per comunicar-se internament, amb pocs competidors seriosos que ho puguin disputar.

Però ... una nova varietat d'eines de comunicació, l'aplicació de xat empresarial, posa en perill el domini del correu electrònic.

Bloggers i premsa han estat escrivint els obituaris del correu electrònic embargat durant una dècada, però sembla que els informes sobre la mort del correu electrònic han estat molt exagerats. I què fa, si és que això, fa que aquests nous rivals com Slack i Facebook Workplace siguin una amenaça greu per al correu electrònic?

El regnat del correu electrònic finalitza finalment?

Naturalment, l’única manera d’esbrinar-ho realment és comparar el correu electrònic de cap amb les plataformes de xat empresarial. I quina millor manera de comparar-los que deixant-los passar per estil Street Fighter.

Així, sense més, deixeu la batalla.

Selecció de jugadors

La categoria de xat empresarial és força concorreguda, amb diverses aplicacions que ofereixen diversos conjunts de funcions. Per compensar aquestes diferències, aquest partit coincidirà amb les aplicacions de xat de totes les categories, no només com a producte.

Primer, anem a superar les estadístiques de prèvia a la coincidència d’aquests dos pesos pesats.

El correu electrònic és clarament el més potent dels dos, amb un estimat de 2.700 milions d’usuaris a tot el món.

Fins i tot només per a comunicacions internes, el correu electrònic continua sent de lluny i l’eina més important per a les empreses. Una enquesta de ReportLinker va trobar que la meitat dels treballadors dels Estats Units utilitzen el correu electrònic com a eina principal a l’interior. Només un 8% utilitzava aplicacions de xat empresarial.

Això podria semblar que no existeixi una concordança desigual, però les aplicacions de xat tenen una joventut al seu costat. El jugador més gran, Slack, es va llançar el 2013, mentre que el correu electrònic ha estat conegut des de mitjan anys setanta.

Les aplicacions de xat manquen de maduresa, que compensen l’agilitat, aprofitant la tecnologia moderna. En canvi, la darrera vegada que es va produir un canvi en l’estàndard del protocol de correu electrònic va ser el 2012.

Primera fase: Estratègia de velocitat i de velocitat

Si mai heu jugat a Street Fighter, sabreu que hi ha dues escoles de jugadors. Hi ha aquells que se centren a prémer el botó dret en el moment adequat per treure combinacions impressionants.

Després hi ha els que es mosseguen els botons, amb l'esperança que la velocitat els guanyi el joc.

D’alguna manera, s’assembla una mica a la diferència del xat i del correu electrònic.

Les aplicacions de xat són instantànies i de missatgeria sobre la marxa. Heu de respondre als missatges tan aviat com els rebeu. Significa que les discussions es produeixen a un ritme més ràpid i s’arriba a decisions més ràpides.

I en l’entorn empresarial ràpid d’avui, ser àgil i ràpid prendre decisions pot ser la diferència entre guanyar i perdre.

D'altra banda, els usuaris de correu electrònic tenen una finestra molt més perdona per respondre dins. Ningú espera que estigueu enganxats als vostres comptes de correu electrònic per rebre correus electrònics o respondre als correus electrònics. Si respongueu tard a un correu electrònic, se suposa que no esteu a la vostra recepció o que simplement no esteu disponibles.

Pot ser que les converses triguin una mica més a resoldre, però us proporciona l’oportunitat d’acabar una tasca abans de canviar al nou missatge. Ara podeu dedicar tota la vostra atenció al nou missatge i donar una resposta reflexionada.

Vegem el quadre de comandament de la primera ronda:

Després de la primera volta, sembla que les aplicacions de xat tinguin gairebé la mà superior, però el seu caràcter distractiu significa que el lideratge del correu electrònic és molt prim. En endavant fins a la ronda 2 ...

2ª ronda: No perdis mai la pista

Si mai heu utilitzat correu electrònic per a la comunicació interna, probablement haureu oblidat respondre a un company almenys una vegada. Potser us heu sentit culpables al respecte, però estic aquí per dir-vos que no és culpa vostra.

No! De fet, el correu electrònic del teu col·lega no va tenir mai cap possibilitat. En alguns moments que va colpejar la vostra safata d'entrada de correu electrònic, va ser enterrada per fosses de vendes, sol·licituds de clients i correu brossa.

Per necessitat, els clients de correu electrònic han creat funcions de filtratge complexes, de manera que, si teniu un parell de setmanes de recanvi, podeu optimitzar la vostra safata d'entrada i no perdre mai el correu electrònic d'un altre col·lega. Fins que no necessiteu actualitzar el filtre, és a dir.

Si no em sembla divertit (a mi no), potser una aplicació de xat és per a vosaltres. Com que només l’utilitzeu per a la comunicació interna, no us haureu de preocupar per Angela del missatge de la comptabilitat que ha estat enterrat als butlletins.

Però les aplicacions de xat encara no han guanyat prou aquesta ronda encara. Tenen el taló d’Aquil·les; poden provocar confusió perquè fomenten una forma de comunicació més informal i menys estructurada. Les xerrades de grup combinen totes les discussions d'un grup en només alguns fils. Aquests fils es mouen ràpidament, sovint canvien entre converses diferents.

Fer un seguiment del que s’ha dit és un treball dur!

La col·laboració amb els companys d'equip no ha de ser un repte. No hauríeu de fer un balanç de set converses en curs per por de perdre's.

Quin és el resultat després de la segona ronda?

És important poder fer un seguiment d’allò que s’ha dit, i en aquest sentit, almenys, s’ha esbrinat un correu electrònic. Voleu continuar una discussió existent? Només has de tocar resposta. En cas contrari, feu clic a Redacció.

3ª ronda: senzilla o poderosa?

Cada personatge de Street Fighter té compromisos i, a la hora de prendre la decisió de quin personatge jugar, té conseqüències que poden afectar la manera de jugar i si guanyes.

Crec que és el moment d’una altra analogia.

El correu electrònic és com un personatge de Street Fighter amb potents moviments combinats, però només si aconsegueixes recordar la complexa seqüència de botons. Les aplicacions de xat són com el personatge amb un sol cop: senzill de recordar, però no tan efectiu.

Pot ser que no sembli gaire, però la senzilla capacitat d’afegir o eliminar persones a una cadena de correu electrònic a mig camí és excepcionalment útil. És una cosa que no podeu fer a la majoria de les aplicacions de xat.

És una característica que reflecteix realment com col·laborem en les tasques, ja que les persones estan convidades a ajudar-les quan ho requereixin. Però, com passa amb moltes de les funcions útils del correu electrònic, no són fàcils d'utilitzar.

Les aplicacions de xat eliminen aquesta complexitat completament eliminant la possibilitat. La confiança en fils de grups infinits us permetrà que algú tingui accés a tot el registre de missatges o que inicieu un grup nou només per a aquesta conversa.

Llavors, com anem després de la tercera i última ronda?

Tot i que el correu electrònic permet tenir més complexitat, pot ser més difícil configurar-lo, i és probable que no ho aprofiteu al màxim. Les aplicacions de xat encara que són més senzilles, poden faltar algunes coses bones per tenir una funcionalitat disponible al correu electrònic, però són més fàcils d’utilitzar. En aquest sentit, es tracta molt del que es necessita de l'eina.

I el guanyador és…:

No hi ha cap guanyador. És un sorteig.

I, a més, no fa que tothom sigui guanyador.

En conclusió, tant les aplicacions de correu electrònic com les de xat tenen aspectes positius i negatius, però cap de les dues pot coronar-se l’eina de comunicació ideal.

El correu electrònic potser és antic i està massa enganxat a les seves maneres, no té actualització de protocols i innovació.

Les aplicacions de xat són noves i innovadores, però són massa senzilles per la complexitat que requereixen les eines de comunicació empresarials. Això és especialment evident a causa de la manca de visió general dels fils de grup, quan les converses poden sortir de tema i pot ser fàcil perdre el seguiment del que s'ha dit.

Al mateix temps, tot i que el correu electrònic permet una funcionalitat més complexa, és poc probable que ho aprofiteu al màxim.

Què vol dir, doncs, per tornar a la nostra pregunta original: "S'ha acabat el joc per correu electrònic?" ... La nostra conclusió encara no ho és, sinó només per la manca d'un millor rival, de manera que aquesta batalla ha de continuar, ja que el guanyador continua sent. vist.